Algemene Voorwaarden Epdee

• Epdee: Elysium B.V., handelend onder de naam Epdee, KvK 77870859.
• Klant: de zorgaanbieder (rechtspersoon) die met Epdee een overeenkomst sluit.
• Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens de Klant toegang krijgt tot de Dienst.
• Dienst: de software-as-a-service Epdee, inclusief alle modules en integraties.
• Patiëntdata: persoonsgegevens van patiënten die de Klant in de Dienst invoert. Klant is verwerkingsverantwoordelijke, Epdee is verwerker.
• Opdrachtbevestiging: het door beide partijen ondertekende document met de partijgegevens, het plan, de prijs, de ingangsdatum en eventuele afwijkende afspraken.
• Overeenkomst: de Opdrachtbevestiging, deze voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en de Service Level Afspraken samen.

2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes en Overeenkomsten tussen Epdee en de Klant.

2.2 Algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3 Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: (a) de Opdrachtbevestiging, (b) de Verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, (c) de Service Level Afspraken, (d) deze voorwaarden.

2.4 Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat beide partijen de Opdrachtbevestiging ondertekenen. Waar geen Opdrachtbevestiging wordt gebruikt, komt zij tot stand doordat Epdee de account-aanvraag van de Klant schriftelijk goedkeurt.

3.2 Het afgeven van een geldige incassomachtiging (artikel 6) is een voorwaarde voor levering, niet voor totstandkoming. Zolang geen geldige machtiging is afgegeven, mag Epdee de levering opschorten.

3.3 De Overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd met een minimumduur van één (1) maand.

3.4 Beide partijen kunnen maandelijks opzeggen met een opzegtermijn van veertien (14) dagen voor het einde van de lopende kalendermaand.

Artikel 3.1 en 3.2 zijn per 2026-09-01 herschreven. In de vorige versie bepaalde artikel 3.1 dat de overeenkomst ontstond bij goedkeuring, terwijl artikel 6.2 zei dat zij pas ontstond na een geaccepteerde eerste incasso. Dat kon niet allebei waar zijn.

4.1 Epdee levert de Dienst op basis van een inspanningsverplichting en streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand, gemeten per kalendermaand, buiten aangekondigd onderhoud en overmacht.

4.2 Wordt die norm in twee opeenvolgende kalendermaanden niet gehaald, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen het einde van de daaropvolgende maand, zonder opzegtermijn en met restitutie van vooruitbetaalde termijnen over de niet-geleverde periode.

4.3 Gepland onderhoud wordt minimaal 48 uur vooraf aangekondigd en zoveel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd.

4.4 Epdee mag de Dienst doorontwikkelen en wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen die de gebruikservaring negatief beïnvloeden wordt de Klant minimaal 30 dagen vooraf geïnformeerd.

4.5 Bepaalde modules of integraties (Vecozo, Vektis, ZorgDomein, Mollie, boekhoudkoppelingen) vereisen dat de Klant zelf een overeenkomst met die partij sluit. Epdee is niet verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid.

De meetmethode, de supporttijden en de hersteldoelstellingen staan in de Service Level Afspraken. Die vormen een bijlage bij deze voorwaarden.

5.1 De Klant gebruikt de Dienst uitsluitend voor zijn zorgactiviteiten en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder Wabvpz, Wgbo, Wet BIG en AVG).

5.2 De Klant is verantwoordelijk voor:

• de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens;
• het beheer van Gebruikersaccounts (aanmaken, blokkeren, verwijderen);
• het gebruik van veilige wachtwoorden en tweestapsverificatie waar beschikbaar;
• het informeren van patiënten conform de AVG;
• het tijdig sluiten van aansluitovereenkomsten met derden waar nodig.

5.3 Het is de Klant niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, de werking ervan te verstoren, of derden zonder rechtmatige grondslag toegang te verlenen.

6.1 De overeengekomen tarieven staan in de Opdrachtbevestiging. Bedragen zijn exclusief btw.

6.2 Betaling verloopt via een doorlopende SEPA Core-incassomachtiging, die de Klant afgeeft bij aanvang van de Overeenkomst. Wenst de Klant een SEPA B2B-machtiging, dan moet hij die zelf bij zijn bank laten registreren; Epdee werkt daaraan mee.

6.3 Facturatie geschiedt vooraf per maand; incasso vindt plaats op of na de factuurdatum. De Klant zorgt voor voldoende saldo.

6.4 Een storno geldt als verzuim. Epdee brengt € 25 stornokosten in rekening en mag de Dienst na de tweede mislukte poging opschorten, na een schriftelijke aanmaning met een hersteltermijn van zeven dagen. Wettelijke handelsrente is verschuldigd vanaf de vervaldatum.

Opschorting laat de verplichtingen uit artikel 11 onverlet: de Klant houdt ook tijdens opschorting toegang tot export van zijn Patiëntdata. Een zorgaanbieder mag niet door een betaalgeschil van zijn dossiers worden afgesneden.

6.5 Epdee mag tarieven jaarlijks per 1 januari indexeren conform de CBS-consumentenprijsindex. Andere prijswijzigingen worden minimaal 60 dagen vooraf aangekondigd; bij weigering kan de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.

7.1 Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst berusten bij Epdee. De Klant verkrijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.

7.2 De Klant behoudt alle rechten op zijn eigen Patiëntdata en praktijkbranding.

7.3 Epdee mag geaggregeerde en geanonimiseerde gebruiksstatistieken verwerken voor productontwikkeling. Deze mogen niet herleidbaar zijn tot een patiënt, een gebruiker of de Klant.

8.1 De aansprakelijkheid van Epdee voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald, met een maximum van € 50.000 per gebeurtenis en € 100.000 per kalenderjaar.

8.2 Aansprakelijkheid voor indirecte schade (gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie) is uitgesloten.

8.3 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Epdee of haar leidinggevenden, en evenmin voor zover dwingend recht — waaronder AVG art. 82 — zich daartegen verzet.

8.4 De Klant vrijwaart Epdee voor aanspraken die voortvloeien uit het door de Klant gevoerde zorgproces.

9.1 Voor de verwerking van Patiëntdata geldt de Verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel is van de Overeenkomst en daarop voorrang heeft.

9.2 Voor de verwerking van gegevens van bezoekers, klanten en hun gebruikers door Epdee zelf geldt de Privacyverklaring.

10.1 Na opzegging blijft het account 30 dagen beschikbaar in alleen-lezen modus voor export door de Klant.

10.2 Daarna verwijdert Epdee de gegevens binnen 90 dagen uit productie en binnen 180 dagen uit back-ups, tenzij de Klant schriftelijk om langere bewaring verzoekt.

10.3 De wettelijke bewaarplicht (in beginsel 20 jaar op grond van de Wgbo) rust op de Klant. Epdee is geen bewaarplaats voor die termijn; de Klant draagt er zelf zorg voor dat de gegevens tijdig worden geëxporteerd of dat daarover een aparte afspraak wordt gemaakt.

11.1 De Klant kan te allen tijde, ook tijdens een opschorting of een geschil, een volledige export van zijn Patiëntdata opvragen in een gangbaar, machineleesbaar formaat.

11.2 Bij beëindiging door Epdee, staking van de Dienst of faillissement geldt een overgangstermijn van minimaal 90 dagen waarin de Klant zijn gegevens kan exporteren en migreren, tenzij dat feitelijk onmogelijk is.

11.3 Epdee informeert de Klant zo spoedig mogelijk over omstandigheden die de continuïteit van de Dienst wezenlijk bedreigen.

11.4 Epdee verleent redelijke medewerking aan migratie naar een andere leverancier tegen de dan geldende uurtarieven; de export uit 11.1 is kosteloos.

Dit artikel is nieuw per 2026-09-01. Een zorgaanbieder draagt een bewaarplicht van twintig jaar en moet weten wat er met zijn dossiers gebeurt als de leverancier wegvalt. Epdee kent op dit moment geen broncode-escrow; artikel 11 regelt dataportabiliteit, niet voortzetting van de software.

12.1 Bij overmacht (waaronder storingen bij sub-verwerkers, cyberaanvallen, natuurrampen, oorlog, pandemie) is Epdee niet gehouden tot nakoming voor de duur van de overmachtsituatie.

12.2 Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elk van beide partijen de Overeenkomst opzeggen.

13.1 Epdee mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Bij een wijziging die niet in het voordeel van de Klant is, mag de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.

13.2 Epdee legt per versie vast welke tekst de Klant heeft aanvaard, inclusief een controlegetal over die tekst.

14.1 Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

14.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Epdee is gevestigd, behoudens dwingend recht.

14.3 Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

14.4 Mondelinge afspraken binden Epdee niet tenzij schriftelijk bevestigd.

14.5 Voor vragen: hallo@epdee.nl.

15.1 De Dienst wordt op dit moment geëxploiteerd door Elysium B.V., handelend onder de naam Epdee. Epdee is voornemens de Dienst onder te brengen in een afzonderlijke, nog op te richten of aan te wijzen groepsvennootschap.

15.2 De Klant verleent hierbij bij voorbaat zijn medewerking als bedoeld in artikel 6:159 BW aan overdracht van de Overeenkomst — met inbegrip van de Verwerkersovereenkomst en de Service Level Afspraken — aan die groepsvennootschap, mits aan de voorwaarden van artikel 15.3 is voldaan.

15.3 Aan de overdracht zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• de verkrijgende vennootschap zet de Dienst ongewijzigd voort en neemt alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over;
• Elysium B.V. blijft aansprakelijk voor verplichtingen die vóór de overdracht zijn ontstaan;
• de Klant wordt ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk geïnformeerd, onder vermelding van de naam en het KvK-nummer van de verkrijgende vennootschap;
• de positie van de Klant gaat er door de overdracht niet op achteruit.

15.4 Meent de Klant dat de overdracht zijn positie wezenlijk verslechtert, dan kan hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum van overdracht, zonder opzegtermijn en met restitutie van vooruitbetaalde termijnen over de niet-geleverde periode.

15.5 Overdracht aan een partij buiten de groep van Epdee vereist voorafgaande schriftelijke instemming van de Klant. De medewerking bij voorbaat uit artikel 15.2 strekt zich daar niet toe uit.

Dit artikel staat er omdat de Dienst nu wordt geëxploiteerd door een vennootschap die ook andere activiteiten kan omvatten. Onderbrenging in een eigen vennootschap is in het belang van beide partijen: het scheidt de risico's van de Dienst van de overige activiteiten. Artikel 15.3 en 15.4 zorgen dat de Klant daar niet de prijs voor betaalt.